ترتيب وتنظيم الأولويات – ذكرنا سابقاً أنه لكي نستثمر الوقت يجب أن يكون لدينا أهداف محددة ، ولكن عندما تبدأ بتنفيذ هذه الأهداف وتطبيقها ستواجه يومياً أشياء جديدة وتحديات وعقبات ، لذا يجب أن تقوم بتحليل هذه التحديات والمهام والأمور التي يجب عليك تنفيذها لكي تحصل على الإستثمار الأمثل للوقت .
لذلك يجب أن تقسم هذه الواجبات اليومية التي عليك القيام بها في سبيل تحقيق الأهداف إلى أربعة أهداف :
- عاجل وهام .
- غير عاجل وهام .
- عاجل وغير هام.
- غير عاجل وغير هام .
ماذا يعني هذا ؟ وكيف يجب أن نطبق هذا الكلام بشكل عملي في حياتنا اليومية ؟
لقد وضعت هدفاً معيناً لنفرض زيادة المبيعات ، فيجب إذن أن ابدأ بتطبيق هذه المهام يومياً ، وقد تظهر لديك مفاجئات ، مثل زيارة شخص أو وجود مشاكل والكثير من الأمور التي تواجهك والتي تجعلك لا تستطيع تحقيق هذه المهام بشكل جيد .
لذلك قمنا بتقسيم الأولويات أو تقسيم تنفيذ المهام بهذا التقسيم الذي تحدثنا عنه ، وسوف نعطي مثال عن كل نوع من الأنواع الأربعة التي قسمناها :
ترتيب وتنظيم الأولويات – أولاً : هدف عاجل وهام
ما هو العاجل والهام ؟
على سبيل المثال : أنت يومياً تقوم بتحقيق أهدافك وفجأة يأتيك إتصال ، مثلاً لديك بضائع وصلت للميناء ، ولكن هذه البضائع أوراقها ناقصة ولا تستوفي الشروط المطلوبة ، في هذه الحالة يجب أن تتواصل مع المورد في الصين فرضاً ، ليعطيك الأوراق المطلوبة وتتواصل مع الجمارك وتأخذ الأوراق المطلوبة ، وتتحدث مع المصنع قي الصين وتطلب منه توفير الأوراق ، وفي نفس التوقيت لديك مثلاً بعض المتطلبات الأساسية ، فإذا تأخرت البضائع بالميناء ، لديك أيضاً كل يوم أرضيات تدفع عليها ، وهذه الأرضيات ليست مجانية ، فيمكن أن تدفع أرقام فلكية ألف وألفين وثلاثة آلاف دولار يومياً .
فإذا بقيت الطلبية موجودة أو الحاويات واقفة لمدة شهر بالميناء ، فهناك إحتمال أن تدفع مقدار قيمتها ، كقيمة 10 أو 20 ألف دولار وأنت فقط تنتظر الأمور لتسير، إذن هذا الموضوع عاجل وهام وغير قابل للتأجيل نهائياً .
فيجب أن تترك أي شيء آخر تعمل به في حياتك اليومية من أجل أن تنجز هذا الهدف ، لأن تأجيل هذا النوع من المهام ممكن أن يسبب لك كارثة أو مصيبة .
مثال آخر :
قد تكون تاجر أقمشة ولديك مستودع وفجأة حدث فيضان بمكان معين وهناك تسريب على الأقمشة ، ويمكن أن يسبب مشكلة للبضاعة ، أو يحدث تسريب مياه بأي طريقة ، فهذا الموضوع غير قابل للتأجيل وعليك أن تذهب لحل هذه المشكلة مباشرة .
إذن كل هذه المواضيع تعتبر عاجلة وهامة وغير قابلة للتأجيل ، ويجب أن تترك أي شيء تقوم به في حياتك لكي تنفذ هذه المهام .
ترتيب وتنظيم الأولويات – ثانياً : هدف غير عاجل ولكن هام
ما هو الشيء غير العاجل وفي نفس الوقت هام ؟
مثلاً لنفترض بأنك تمتلك شركة يوجد فيها موظف منذ فترة غير مستقر ، قد يحاول أن يبحث عن فرصة عمل أفضل أو أن يكون غير مقتنع بعمله ، قد يكون سيئاً في المبيعات أو الحسابات أو يكون غير ملتزم أو غير أمين أو قد يكون لديه عيوب معينة .
وبقيت شهر وشهرين وستة أشهر منتظراً وتارك الأمور كما هي ، فمن الممكن أن يقول لك هذا الموظف فجأة أنه قرر ترك العمل وهذا قد يضر بأمور الشركة ، بهذه الحالة من المفروض أن تبدأ بهذا الموضوع ، هو غير عاجل ولكنه مهم ؛ فقد يسبب خسائر للشركة ، فيجب أن تستبدل هذا الموظف وتحضر بديلاً عنه شخصاً أميناً ومستقراً ، يحقق لك مبيعات للشركة .
فيجب أن تعمل بحثاً على هذا الموضوع ، ولكن ليس ضرورياً في هذه اللحظة لأن الموظف يعمل لديك منذ ست شهور أو ثمانية أشهر أو منذ سنة ، وأنت تتغاضى عن هذا الموضوع ، فيجب أن تعمل بحثاً ولكن ببطء خلال أسبوع أو عشر أيام ، لأنه قد يكون لديك أشياء أخرى لديها أولويات أكبر ، كالمهام التي تحدثنا عنها سابقاً في قسم عاجل وهام .
منذ فترة تحدثت عن موضوع الإستثمار في المطاعم، وأيضاً تحدثت عن موضوع ضمن موضوع التخطيط والإدارة ، كان أحد العاملين في المطعم لدينا يعمل في قسم الشاورما كان هو الشخص الوحيد الذي يعرف كيف تحضر الشاورما ، ولكن المعاون لصانع الشاورما كان فقط يقوم بلف الشاورما ويغلفها ويوزعها فكان هذا عمله بسيط جداً .
فنحن لدينا مشكلة مهمة جداً ولم أستطع أن ألاحظ ذلك إلا عندما جاء مدير مطعم لديه رؤية أكبر من الرؤية التي أملكها لأن لديه خبرة في هذا المجال وفي الإدارة أكثر تخصصآ .
فإدارة المطعم لا تعتمد على الجهد فقط ، أيضاً تعتمد على الخبرة ، فكثير من المطاعم واجهت هذه المشكلة ، فإذا أتى هذا الموظف وقال لك أريد زيادة 20 % على راتبي ، فإذا قلت له لا أستطيع الزيادة وأنت أصلا لديك أرباح مثلاً 10 آلاف دولار شهرياً ، وهو يريد زيادة مثلاً مبلغ 250 دولار، ولنفرض أن أرباحك شهريا 10 آلاف دولار ، وهذا الشخص هو واحد من أصل10 موظفين لديك ، فلو زدت راتبه ، سيطلب باقي الموظفين زيادة على راتبهم ، فإذا ضربت ضرب 250 × 10 يصبح لديك شهرياً 2500 دولار ، فالموضوع ليس فقط زيادة راتب شخص !
بالنهاية لديك زيادة برقم كبير ، وقد لا تتحمل أرباح العمل هذه الزيادة ، فإذا قام هذا الموظف بترك العمل ، ماذا سيحدث ؟
الذي ستخسره حقيقياً أنه سيذهب موظف لا يوجد بديل عنه ، فحتى تجد موظف ويتعلم قد تحتاج لـ 10 أيام ولا تجد الشخص المناسب ، فماذا سوف يحدث ؟
قد يخسر المطعم اسمه ويخسر نسبة كبيرة جداً من الزبائن ، فتضطر أن تأتي بشخص مساعد لمعلم الشاورما حتى يتعلم ، وتجبر معلم الشاورما أن يعلم هذا الشخص ، بحيث إذا غاب هذا الشخص أو حاول أن يطالب بزيادة في الراتب ، يكون هناك شخص بديل ، وحينها حتى لو أراد ترك العمل لن تخسر شيئاً ، وستقوم بعدها أيضاً بالبحث عن شخص مساعد وتعليمه مجدداً.
يجب أن يوجد في أي قسم من الأقسام الموجودة في المطعم شخص بديل يحل محل أي شخص في حال قرر أن يتغيب عن العمل ، ولكي تكون أنت قادراً على عمل إدارة صحيحة للمشروع ، فهذا موضوع هام وغير عاجل ، قد تفعله غداً أو بعده أو بعد أسبوع ، ولكن يجب القيام به لأن التغافل عن هذا الموضوع ممكن أن يسبب لك مصيبة أو كارثة .
فأنت الآن بمرحلة الأمان ، وليس لديك أي مشلكة حالياً ، ولكن قد يصبح لديك مشاكل مستقبلاً إذا لم تخطط بشكل صحيح للموضوع ، وستقع بمشكلة جديدة وتنتقل من موضوع غير عاجل وهام إلى موضوع عاجل وهام كما تحدثنا في القسم الأول .
ترتيب وتنظيم الأولويات – ثالثاً : هدف عاجل وغير هام
ما هو الهدف العاجل وغير الهام؟
مثلاً، في الحياة اليومية ، نفعل يومياً أشياء عاجلة علينا تحقيقها لتحقيق أهدافنا اليومية ، على سبيل المثال : أحد أهدافي هو زيادة المبيعات فسأقوم بحملات إعلانية وأتابع موضوع الجرد وأشيك على البضائع الموجودة وأتابع الموردين ، فمثلاً لدي حساب ديون عند تجار أخذوا بضائع ولم يسددوها ، فسأضطر أسبوعياً لملاحقتهم لتسديد الدفعات ، ولكن إذا أجلت هذا الموضوع بسبب شيء ضروري أكثر إلى غير اليوم ليست مشكلة ، فممكن تنفيذه اليوم أو تأجيله لليوم التالي إذا انشغلت بأشياء أخرى ، وهذا الموضوع يعتبر هام ؛ فلا أستطيع أن أترك أموالي عند التجار ولكن غير عاجل فلست مضطراً أن تفعله اليوم .
ترتيب وتنظيم الأولويات – رابعاً : هدف غير عاجل وغير هام
هو الشئ الذي تستطيع الإستغناء عنه ، ولكن قد تحتاجه بأي وقت آخر .
على سبيل المثال : لديك وقت فراغ وأردت زيارة أحد أصدقائك أو ترغب بالذهاب إلى المقهى ، أو تذهب للترفيه عن نفسك أو تلعب الرياضة ، إذن كل هذه إحتياجات لكنها ليست عاجلة وليست مهمة ، فإذا لم تر صديقك اليوم تستطيع زيارته غداً .
هذه أساسيات لا نستطيع أن نعيش بدونها ، فنحن بحاجة لعلاقات إجتماعية وبحاجة لزيارة أصدقائنا وأقاربنا ، أو قد يكون لديك مهام مثل هوايات مجبر أن تمارسها وتلتزم بها لأنها من أساسيات الحياة ، ولكن ليست عاجلة وليست هامة ، وممكن إنجازها بأي وقت بمجرد زيادة وقت فراغ لديك .
فبعد أن تنتهي من الأولويات الثلاث الأولى ، ويكون لديك وقت فراغ ، ستتفرغ لإنجاز المهام غير العاجلة وغير الهامة .
مقالات مشابهة :
تنظيم وإدارة الوقت – فن إدارة الوقت ( الجزء الأول – تحديد الأهداف )
تنظيم وإدارة الوقت – فن إدارة الوقت ( الجزء الثاني – تنفيذ الأهداف )
تنظيم وإدارة الوقت – فن إدارة الوقت ( الجزء الرابع – قواعد تنظيم الأولويات والأهداف )
اعلان ممول | كيفية انشاء اعلان ممول بشكل صحيح
اعلان احترافي على يوتيوب | كيف تصل باعلانك لجمهور مستهدف 100%
