( تنظيم وإدارة الوقت - تحديد الأهداف - فن إدارة الوقت

تنظيم وإدارة الوقت – تحديد الأهداف – فن إدارة الوقت – الجزء الأول

تنظيم وإدارة الوقت – تحديد الأهداف – تخيل لو أمامك ثلاثة خيارات ! إما أن تحصل على دخل بقيمة 5,000 دولار أو 10,000 دولار أو 15,000 ألف شهرياً .

ولكن بسبب سوء تنظيم وإدارة الوقت – تحديد الأهداف ، اخترت خيار الحصول على 5000 دولار بدلاً من الحصول على 15000 دولار شهرياً ، لذلك فإن تنظيم وإدارة الوقت هي من أهم المهارات التي من المفروض أن تطور معلوماتك فيها حتى تحقق النجاح في حياتك .

نحن الآن في المحاضرة الأولى من محاضرات كورس تنظيم وإدارة الوقت – تحديد الأهداف ، طبعاً هذا الكورس سيكون مجانيًا ، ولكن المعلومات الموجودة فيه تستحق أن تكون مدفوعة ، فهي معلومات مهمة جداً ، وتساعدنا بشكل أساسي في نجاح وتطوير حياتنا المهنية .

كثيراً ما نهتم بتطوير مجموعة كبيرة من المهارات حتى نحقق النجاح في حياتنا ؛ فنحن دائماً نقرأ ونحسن من أنفسنا ومن معلوماتنا ، لكن مع الأسف ننسى أن موضوع إدارة الوقت موضوع مهم جداً ، ولكنه غائب قليلاً، فلا أحد يعطيه الإهتمام الذي يستحقه، على الرغم من أن تنظيم وإدارة الوقت من أهم المهارات المفروض أن نطورها لتحقيق النجاح بحياتنا .

علماً أن جميع من تحدث عن إستثمار الوقت سواء كانوا كتاباً أو محاضرين أو كانوا أفراداً أو كانوا أصحاب خبرات بهذا المجال ، كانوا متفقين على نقطة مهمة جداً بأن الوقت لا يمكن تعويضه نهائياً ، فأي شيء بالحياة يمكنك تعويضه عدا الوقت . وبمعنى آخر ، ممكن أن تخسر المال وتعوضه ، وممكن أن تخسر أشخاصاً فتحصل على أشخاص بديلين وتتعرف على أناس جدد قد يكونون أهم من الناس السابقين ، وقد تخسر أي شيء في الحياة وتستطيع تعويضه ، إلا الوقت ! ، الوقت يمضي كالعمر ، لكن ما مضى لا يمكن أن يعوض نهائيآ .

فعندما يكون عمرك 40 سنة ، من غير الممكن أن ترجع بالعمر أو الوقت للوراء أو تستغله أو تستثمره بشكل أفضل ، وبالتالي خسارة الوقت من أكبر الخسائر المؤثرة في حياتك .

وبالتأكيد، حتى نستطيع أن نستثمر الوقت بشكل جيد ، لا بد أن يكون لدينا أهداف محددة ، أي يجب وضع أهداف في حياتنا والعمل على إنجاز هذه الأهداف فهو إستثمار مثالي للوقت . ولا يمكن إستثمار الوقت بدون هدف ، فبدون وجود هدف سوف تتعب وتبذل جهدك بدون أي فائدة .

الهدف ببساطة هو أي شيء يعود عليك بالمنفعة الشخصية ، إذاً إستثمار الوقت ليس فقط بمجال العمل ، لكن أيضاً يمكن إستثمار الوقت بمجال الصحة ، بمجال العائلة ، بمجال الرياضة … الخ ، وبأي شيء يعود بالمنفعة الشخصية والفائدة ، فلا يكفي إستثمار الوقت بالعمل والتعلم فقط ، بل يجب أيضاً الإستثمار في حياتك الشخصية .

فمثلاً، إذا كنت رجل أعمال ناجح ولديك شركة أعمال ممتازة وناجحة ، ولكن بنفس الوقت ، أنت أب لأطفال لا تعطيهم أي وقت ولا تهتم بهم جيداً ، بالنتيجة سيصبح أطفالك أطفالاً منفلتين لم تتم تربيتهم بشكل صحيح ، فقد يتعاطون الممنوعات ويلجأون لما يضرهم ، عندها تكون رجل أعمال ناجح ولكنك أب فاشل !

لذلك يجب أن تحدد أهدافك ، وهذه الأهداف يجب أن تكون موزعة بالتساوي على أهم جوانب الحياة بحيث نعمل موازنة لننجح بأفضل طريقة ممكنة .

فبما أن إستثمار الوقت يكون من خلال وضع الأهداف الصحيحة ، لذلك يجب أن تعرف ما هي الطرق المثالية لصنع أهداف صحيحة تساعد على تنظيم الوقت والنجاح .

لذلك سنتحدث عن خمسة شروط أساسية لصنع أهداف صحيحة والقدرة على قياس هذه الأهداف ، هل هي مناسبة للنجاح أم لا .

يوجد خمسة شروط أساسية لوضع الأهداف ، فأي هدف تضعه في حياتك يجب أن يمر بهذه الشروط ليحقق النجاح المرجو .

الشرط الأول : يجب أن يكون الهدف واضحاً ومحدداً ودقيقاً

مثلاً، إذا قررت يوماً من الأيام عمل تطوير للشركة ، فما المفروض فعله ؟ كيف تعمل على تطوير شركتك ؟

إذن ، يجب تحديد هدفاً معيناً ، والتعمق أكثر بالأهداف للوصول إلى تطوير الشركة .

فمثلآ هل يجب إجراء تحسين للمبيعات ، أم المفروض العمل على زيادة الإنتاج ، أم ينبغي التوسع في نقاط البيع ؟

ما الخطة اللازمة لتطوير تجارتي وأعمالي ؟

فإذا قررت زيادة مبيعاتي ، سيكون العمل على تطوير الشركة من حيث زيادة المبيعات ، إذن هكذا أكون حددت هدفاً معيناً يجب أن أبدأ بالعمل عليه .

الشرط الثاني : يجب أن يكون الهدف المحدد قابلاً للقياس

لقد حددت رغبتي لتطوير الشركة بشكل واضح ودقيق بأن أزيد مبيعاتي – كما ذكرنا في الشرط الأول – لكن كيف ؟

فقد أعمل على زيادة المبيعات عن طريق الحملات الإعلانية ، فيجب أن يكون هذا الهدف قابل للقياس حتى أستطيع الحكم على آدائي ، كيف أقوم بقياسه ؟ كيف أقيس هذه الزيادة ؟

فلنفرض كانت مبيعات السنة الأولى 100 ألف دولار سنوياً ، وقررت أن أزيد المبيعات ، فانتهت مبيعاتي بالسنة الثانية بمبلغ مبيعات 135 ألف دولار، إذاً زادت مبيعاتي واستطعت قياس هذه الزيادة ، فهذا يعد هدفآ قابلآ للقياس ، ويمكن تحديد هدف غير قابل للقياس لكن الهدف القابل للقياس هو الهدف الناجح .

فإذا كنت أنوي زيادة المبيعات بمبلغ 150 ألف دولار لكن حققت 135 ألف دولار فقط ، إذن فقد حققت 75٪ من هدفي ، أو قد أحقق 50% أو ربما لا أحقق شيئاً ، لذلك يجب أن يكون الهدف قابلاً للقياس .

الشرط الثالث : توفر الإمكانيات لتحقيق الأهداف

لو قررت زيادة المبيعات من خلال زيادة الحملات الإعلانية أو عن طريق التنوع في المنتجات ، لنبدأ بزيادة الحملات الإعلانية ، فهل أملك رصيداً إضافياً لرفع ميزانية الحملات الإعلانية ؟

فإذا كنت أنفق 1000 دولار شهرياً ، هل يمكنني إنفاق 3000 دولار شهرياً على الحملات الإعلانية ؟

إذا استطعت ذلك ، فقد حققت الشرط. وإذا لم أكن قادراً ، سأفكر بخيار آخر ، فقد ألجأ لأحد طرق زيادة المبيعات الأخري ، كإجراء تنوع بالمبيعات .

على سبيل المثال : نحن شركة Business Coner تعمل على تصدير المواد الغذائية ، لكن قررت إضافة تنوع كتصدير ملابس أو مفروشات أو أثاث ، لكن هذا التنوع أيضاً يحتاج إلى رأسمال وليس لدي رأسمال كاف .

ممكن إجراء خيار آخر يزيد المبيعات ، كأن أحضر مناديل واتفق مع أشخاص للتسويق ، أعطيهم حصة من المبيعات فبالتالي هم يستفيدون يأخذون مقابل مجهودهم وأنا في نفس الوقت استفيد وأزيد مبيعاتي.

وهل أملك الموارد البشرية والموارد المادية الكفاية ؟! إذا قررت زيادة المبيعات من خلال إدارة الحملات الإعلانية ، وكنت أملك المال لكن ربما لا أملك الموارد البشرية الكافية ، فليس لدي موظفين لإدارة الحملات الإعلانية ، أو ربما أنا ليس لدي خبرة بإدارة الحملات الإعلانية فربما أكون تاجراً لكن لا أملك المعرفة الكافية بـ Digital marketing ، وهذا ما نقصد به يتوفر الإمكانيات اللازمة لتحقيق الهدف .

الشرط الرابع : يجب أن يكون الهدف مرتبطاً بهدف أساسي أكبر

يجب أن يكون هناك إرتباط بين الهدف الثانوي الذي أعمل عليه ، والهدف الأكبر العام الذي أطمح إليه .

بمعنى ، إذا قررت زيادة مبيعات الشركة ، فما الهدف الأساسي من ذلك ؟

بالطبع الهدف من ذلك الحصول على عوائد مالية أعلى ، وبالتالي جعل هذه العوائد مدخرات لكي أتوسع بمجال الشركة .

فمثلاً لدي فرع وحيد للشركة في سوق مارتر بتركيا لكن أرغب بالتوسع أكثر وعمل فرع آخر بأحد أسواق الجملة الأخرى ، مثل سوق عثمان بيه ، أو في أي سوق آخر من أسواق الجملة ، إذاً يجب أن يكون لدي هدف صغير مرتبط بهدف أعلى .

فماذا بعد التوسع وإنشاء فروع أخرى ، ما الهدف الآخر والأكبر؟

قد يكون هدفي الأعلى عمل براند خاص بي ، وإعطاء وكالات للآخرين مما يساعد على تطوير العمل أكثر ، إذا يجب أن أضع هدفاً سامياً أعلى وأشمل وأهم من الهدف الذي أعمل عليه .

الشرط الخامس : يجب أن يكون للهدف مدة زمنية محددة

فإذا قررت زيادة المبيعات ، لا ينبغي أن يكون تحقيق الهدف عشوائياً مفتوح المدة ، بل يجب وضع مدة زمنية معينة لزيادة المبيعات وتحقيق الأهداف .

على سبيل المثال : يجب أن يكون تحقيق الهدف وزيادة المبيعات المرجوة خلال ستة أشهر أو خلال سنة أو سنتين ، وحتى هذه المدة الزمنية يجب أن تقسم نتائجها على أجزاء معينة ، فمثلاً لو حددت المدة الزمنية لتحقيق الأهداف مدة سنة ، وكنت قد حققت في السنة السابقة 2020 ( 100 ألف دولار ) ، وغايتي الآن هو تحقيق 135 ألف دولار في 2021

فلا يجب أن تنتظر لإنتهاء السنة لإجراء القياس ، بل يجب تقسيم السنة لأجزاء لأعرف إذا كنت قريباً من تحقيق الأهداف أم بعيداً عن ذلك .

فمثلاً أول ربع من السنة لم أحقق أي زيادة ، فكانت مبيعاتي تقدر بـ 25 ألف دولار ، أما لو وجدت أنني قد حققت 35 ألف دولار أو 50 ألف دولار في الربع الأول من السنة فهذا يدل على أن مبيعاتي تتحسن وتتطور ، وبالتالي أستطيع توقع النتيجة النهائية وتقييم أرباحي خلال السنة كلها وتقييم نسبة النجاح في زيادة المبيعات المرجوة .

وختاماً فإن فن إدارة الوقت له أهداف ، وهذه الأهداف تحتاج إلى طرق معينة لتنفيذها ، ويجب إتباع الطرق والخطوات اللازمة والإلتزام بالشروط السابقة للنجاح في إدارة هذه الأهداف وتحقيق الإستثمار الأمثل للوقت .