تنظيم وإدارة الوقت - قواعد تنظيم الأولويات والأهداف

تنظيم وإدارة الوقت – قواعد تنظيم الأولويات والأهداف – فن إدارة الوقت – الجزء الرابع

تنظيم وإدارة الوقت – قواعد تنظيم الأولويات والأهداف هي عبارة عن محددات تساعد في إنجاز المهم بشكل مناسب

القاعدة الأولى : إعطاء نسبة مئوية لكل عمل أريد القيام به

القاعدة الأولى من قواعد ترتيب الأولويات هي إعطاء نسبة مئوية لكل عمل أريد القيام به ، أي عندما أريد القيام بعمل معين فيجب إعطاء هذا العمل نسبة مئوية تكون مختلفة ، إذا دخلت إلى معظم الشركات أو المؤسسات أو المحال التجارية ، ستجد أن الشركة قائمة على مجموعة من العملاء الأساسيين وهؤلاء العملاء يمكن أن يكونوا نسبة بسيطة لكن كمية المبيعات التابعة لهم تكون كبيرة ، على سبيل المثال : في مشروع الإستيراد من تركيا
تحدثنا عن أحد الشركات التي تعمل في تجارة الملابس وتعتبر شركة ضخمة جداً قد لا يعتبره بعض الأشخاص مثالاً واقعياً ، هناك شركة تقوم بإنتاج الملابس الجاهزة وكان لديها طلب على الملابس لايمكن تخيله ، فتخيل عندما نريد أن نشتري بضاعة منها ، كنا نضطر لدفع رشوة للموظف الموجود بقسم التسليم وهو أحد الموظفين بهذه الشركة من أجل أن يتم حجز البضاعة لصالحنا ونشتريها لأن البضاعة لديهم مباعة بشكل مباشر .
هذه الشركة لديها نظام التركيز على كبار العملاء ، فمثلاً: إذا أنتجت من موديل معين 5000 قطعة ، فكانوا يتحدثون مع 5 أو 6 أو 7 من التجار الكبار لتوزيع الكمية عليهم من موديل واحد .
وفي الوقت نفسه ، بدلاً من توزيع الكمية على عدد كبير من التجار ، يأخذ عدد قليل من التجار الكمية كلها ، وهذا النظام مرسخ في كثير من الشركات .
ففي كثير من الأوقات ، حتى في البيع بالتجزئة في أي نظام من الأنظمة يكون لديك أحياناً بعض العملاء لديهم معدل مبيعات عالي ، فمثلاً لدي أحد المواقع الإلكترونية ، لو دخلت على برامج الحسابات الموجودة فيه ، وأجريت تحليل كشف حساب تحليلي لمبيعات الشركة خلال 6 أشهر ، كانت المبيعات بحدود 110000$ ، تجد تقريباً 75000$ من المبيعات معتمدة على 15 عميل فقط ، و 35000$ الباقية خلال الستة أشهر من مبيعات الشركة كانت معتمدة على كم هائل من العملاء ، قد يزيد عن 100 أو 150 عميل ، وبالتالي لدي نسبة صغيرة من هؤلاء العملاء يحققون مبيعات كبيرة .
فعندما تأتيني بضاعة جديدة ، كأولوية لشركتي أن أعرض هذه البضاعة على هؤلاء الأشخاص لأن هؤلاء الأشخاص لهم أولوية ويخففون عني الجهد ، وبعد الإنتهاء من عرض هذه المنتجات على القسم الأكثر شراء ، أعرض ما تبقى عندي من باقي المنتجات ، أي عندما أعرض المنتجات على 15 عميل يختلف هذا عندما أعرضهم على 100 عميل ، فالأولوية للفائدة الأكبر هي 15 ، ثم باقي العملاء وهذه هي فكرة إعطاء نسبة مئوية لكل مهمة تقوم فيها ، إذن هذه المهمة التي سأعطيها الجهد يجب تقسيمها لأفضل فائدة ممكن أحصل عليها .

القاعدة الثانية : إنجاز العمل بمثالية مطلقة

أيضاً من ضمن قواعد ترتيب الأولويات هو إنجاز العمل بمثالية مطلقة ، وهذه أحد الاخطاء التي يمكن أن يقع بها أي شخص أو يرتكبها .
على سبيل المثال : قبل أن أجري أي محاضرة ، لايخطر ببالي أحياناً عن ماذا أتكلم ، فأقوم بكتابة نقاط أساسية وأضع عنوان فأتذكر العبارة واكتب العنوان الأساسي على ورقة بسيطة ، وعندما أنظر إلى العنوان أتذكر الشيء المراد الحديث عنه .
وبالتالي يمكن أن يكون أمامي خياران ، أن أحضر ورقة وقلم وأكتب النص كاملاً، أو أن أكتب بخط كبير وخط صغير وتكون الورقة بطريقة جداً مثالية ، فتشعر أنك فعلت شيئاً مبهراً ، وبالتالي هذا يمكن أن يأخذ وقتاً كبيراً لإنجاز هذا العمل ، لكن لست بحاجة لذلك ، فأنا بحاجة فقط أن أكتب عنواناً من خمسة أسطر فقط ، وباقي الكلام سوف أتذكره بشكل تلقائي ، لذلك المثالية في بعض الأوقات يمكن أن لا تجدي ولا تفيد ؛ فبعد الإنتهاء من كتابة المحاضرة التي استغرقت ساعتين ، سوف أرميها بعد الإنتهاء منها ، وبالتالي إنجاز العمل بشكل مثالي قد لايؤدي الغاية المطلوبة .
فالمطلوب هو تقديم المحاضرة بالأفكار والعناوين الرئيسة مع شرح بسيط ، فسواء كانت مكتوبة بشكل مثالي أو بشكل مبسط سوف نحصل على نفس النتيجة ، إذاً المثالية إن لم يكن لها أي هدف يفضل الإبتعاد عنها حتى نحفظ الوقت .
حقيقةً … لكي نستطيع تحقيق النجاح بكل شي تحدثنا عنه خلال المحاضرات السابقة، وكي يتم تطبيقه بشكل عملي وتطبيقه في حياتنا العملية واليومية ، أنصحك بالإلتزام بما يلي :

نصائح لتحقيق نجاح في إدارة الوقت وإنجاز المهام

• إعداد الخطة بشكل دقيق

من الضروري كتابة وتوثيق الكلام ، مثلاً من الجيد جداً عمل ملف أكسل أو ملف وورد أو الكتابة على ورقة بشكل يومي وكتابة المهام العاجلة والهامة أو العاجلة وغير هامة أو غير العاجلة وهامة أو غير العاجلة وغير الهامة .
إذاً أنجزنا الفئات الأربع وتم توثيقها بشكل يومي وما هي المهام اليومية التي سيتم العمل عليها وتحاول قدر الإمكان الإلتزام بما تم توثيقه حتى وإن لم يتم تحقيق كل النتائج المطلوبة ، يكفي أن أحقق منها 80%، لأنه عند توثيق الأشياء اليومية تشعر أنه لديك مهام أخرى وتحاول أن تنجز بشكل أسرع .
فكلما تنجز مهمة ، تنظر إلى القائمة أمامك فتجد قائمة طويلة ، وهذا يساعد على الإنجاز الأسرع للقائمة بأكملها ، وإن استطعت إنجاز 80% أو 90% فهذا يعتبر شيئاً جيداً .
ولكن إن لم يكن لدي قائمة ، سوف أتمهل في إنجاز المهام ، فقد أنجز مهمة أولى وثانية ، وبعدها يبدأ الفتور وضياع الوقت .
إذاً من الضروري جداً كتابة هذه المهام بشكل دقيق جداً .

• كتابة أي عمل تريد إنجازه بشكل مسبق

من الضروري أيضاً كتابة أي عمل تريد إنجازه بشكل مسبق ، لأن كتابة المهام بشكل مسبق أو قبلها بيوم ، تساعد أيضاً على التخطيط الفعال وإنجاز المهام بشكل أدق .
فبعد أن تمت كتابة الإنجازات والمهام بشكل دقيق وبدأ تنفيذ المهام ، من الضروري أيضاً كتابة المهام التي تم إنجازها ، لأنه يجب معرفة هل أنجزت اليوم بشكل جيد ؟ ما هي المهام التي تم إنجازها خلال اليوم؟ ( المهمة رقم واحد والمهمة رقم اثنين …الخ ) .

• كتابة العوائق التي واجهتها أثناء تنفيذ المهام

عندما يتم كتابة التحديات والعوائق ، أستطيع خلال أسبوع أن أقرأ تقريراً عن الأشياء التي عملت عليها ، فأعرف ما هي الأمور التي سببت لي ضياع الوقت لأن معرفة الأمور التي تسبب ضياع الوقت ممكن أن تساعدني في عمل خطة لتجنب إضاعة الوقت المستقبلي ، وتأكد أنه مهما بذلت وقتاً في تنظيم عملية التخطيط لحفظ الوقت سوف يكون إستثماراً جيداً جداً
بمعنى ، أنه وعلى المستوى الشخصي قد أضيع يوماً أو يومين في تنظيم مخطط لتنظيم الوقت ، فبعض الأشخاص يمكن أن يبقوا سنوات ضائعين وغير قادرين على تنظيم أوقاتهم ، لأنهم يشعرون بالحزن على ضياع يوم أو يومين أو حتى أسبوع لوضع برنامج وخطة وأهداف محددة لتنظيم وقته خلال السنة .
وستجد النتيجة في آخر السنة ، فقد تضيع أسبوعاً في تنظيم عملية الأهداف وصناعة الأهداف وتطبيقها والعمل عليها وتحديد هذه الأولويات الموجودة أمامك ، فلو أضعت أسبوعاً كاملاً على هذا العمل ، يمكن أن توفر على نفسك أكثر من أربعة أو خمسة أشهر .
فنجد أنه لدينا أعمال يومية نعمل عليها وليس لدينا أهداف صحيحة ، ولا يوجد إنجاز جيد ، ونقول أننا لا نريد أن نضيع وقتنا على تنظيم هذه الأهداف ، وهذا من أكبر الأخطاء التي تعيق الإستثمار الجيد للوقت .
لذلك من الضروري جداً إضاعة يومين أو أسبوع وحتى وإن كان وقتاً كبيراً في التخطيط والتنظيم لوضع الأهداف وتطبيقها بشكل جيد .